HubSpot für Kieferorthopädische Praxiskette

Schritt 1 (1 Woche): Deep Dive und Projektumfang

1. Gut definierter, aber komplexer und nuancierter Arbeitsablauf
2. Einschränkungen von Ivoris in Bezug auf Berichte, Verkauf und Ablaufsplanung
3. Ivoris als Quelle geschäftskritischer Daten, jedoch mit sehr eingeschränkter Funktionalität für rationalisierte Patientenversorgung
4. Keine zentrale Datenbank für alle Praxen
5. Kein Kommunikationsverlauf der Emails, Anrufe und WhatsApp-Nachrichten
6. Lückenhafte Patientenhistorie, keine zentralisierte Dokumentationslösung

Schritt 2 (2 Wochen): Detaillierte Analyse aktueller Anwendungen und Datenpunkte

Schritt 3 (2 Wochen): Vollständige Beschreibung des Verkaufs- und Behandlungsprozesses als Flussdiagramm

Flussdiagramm der Customer Journey: Der gesamte Arbeitsablauf wurde in „Bahnen“ unterteilt, die die verschiedenen Abteilungen repräsentieren, welche an jeder Behandlung beteiligt sind.

Für den Auftraggeber ist es eine visuelle Darstellung dessen, welches Team was und wann tun wird. Für unsere Entwickler ist dies ein klarer Entwurf für die Automatisierung und Implementierung.

‍Technische Entscheidungen: Spiegelung der Patienten, Behandlungen, Produkte, Termine sowie Vertriebs-, Patientenpflege- und Laborabläufe in HubSpot

Schritt 4 (3 Wochen): Integration von Ivoris

1. Jeder Patient, der in Ivoris gebucht oder geändert wird, wird mit HubSpot synchronisiert
2. Jeder neue Termin, der in Ivoris erstellt wird, wird mit HubSpot synchronisiert
3. Jeder neue in HubSpot erstellte Termin wird mit Ivoris synchronisiert

Schritt 5 (3 Wochen): Optimierung von Vertrieb und Patientenversorgung

Verkaufspipeline: Einrichtung des gesamten Verkaufszyklus als Deal-Pipeline in HubSpot, mit Eintragung geschäftskritischer Datenpunkte in den Deals.

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Patientenversorgung- und Laborpipelines: das Onboarding und die Behandlung, als auch Laboraufgaben als Ticket pipelines einrichten, mit Erfassung der geschäftskritischen Daten darin.

Arbeitsablaufautomatisierung: Automatisierte Verkaufs- und Ticketprozesse, um  Behandlungen durch jede Phase bis zur vollständigen Bezahlung abzubilden.

Schritt 6 (2 Wochen): Online-Termine

Online Terminbuchung: HubSpot bietet viele Vorteile gegenüber iie Variante, z.B. flexible und einmalige Einrichtung der Zeiträume, sowohl für Erstbesuche, als auch Arzt- und Behandlungstermine. Mit automatischer Buchungsanfrage und -Benachrichtigung über bevorstehende Termine. Eingerichtet wurden Terminzeiträume für Erstbesuche, Ärzte, Kontrolltermine und Nachbesprechungen in allen vier Praxen.

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‍Gleitende Öffnungszeiten: alle Terminzeiträume wurden mit Beachtung der gleitenden Öffnungszeitten in den Praxen eingerichtet, z.B. wenn eine Praxis abwechselnd am Montag, Dienstag und Mittwoch und die Woche darauf am Donnerstag und Freitag auf hat. Einmalige Einrichtung, mit Beachtung von Ferien und Urlauben.

Schritt 7 (1 Woche): Aufgaben-Checklisten und Warteschlangen

Aufgabenautomatisierung und -listen: Eine elegante Lösung, um die vollständige Einhaltung der Prozesse in der Praxis sicherzustellen. Jede Behandlung erhält eine Checkliste mit Aufgaben für jedes Team und jede abgeschlossene Aufgabe bewegt die Behandlung automatisch in die nächsten Phase, wodurch der nächste Satz Aufgaben mit automatischer Zuweisung erstellt wird. Fertige Abdrucke aus dem Labor erstellen Aufgaben für das Assistenzteam beim nächsten Patientenbesuch usw.

Schritt 8 (2 Wochen): Onboarding des Teams und Einschulung

‍Persönliches Onboarding: Vor-Ort-Onboarding für das Pilotteam und große Frage-und-Antwort-Sitzung, um Live-Feedback und Eindrücke des Teams zu sammeln.
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‍Zoom Onboarding: Onboarding-Sitzungen für andere Abteilungen und Teams nach der gleichen Struktur wie das persönliche Onboarding, nur über Zoom.

Schritt 9 (2 Wochen): Beobachtung und Nachjustierung

Retrospektive Behandlungserstellung: aus der Alltagsanforderung, Behandlungen in beliebiger Phase zu erstellen, mit einer Checkliste der ausstehenden Aufgaben. Dies war notwendig, um HubSpot mit allen bereits laufenden Behandlungen zu befüllen, um den Umstieg zu beschleunigen.

‍Produktspezifische anpassungen: neue Inputs zu verschiedenen Brackettypen und zu feinen Unterschieden in der Patientenversorgung je nach Brackettyp wurden analysiert und bei der Automatisierung bedacht.

Schritt 10 (1 Tag): Bericht-Dashboards

‍Cash Flow Berichte: Berichte über die finanzielle Leistung jeder Praxis, ausstehende Zahlungen und vollständig bezahlte Behandlungen.

‍Praxisleistung Berichte: Berichte über Teamleistung, Abteilungsleistung und Kundenzufriedenheit in jeder Praxis.

Berichte für die Geschäftsleitung: Berichte über die Gesamtleistung des Unternehmens sowie die Praxisleistung im Vergleich zueinander.

Schritt 11: Nächste Meilensteine terminieren