metawork.studio:

Client

SmileForYou GmbH, Deutschland

Branche

Kieferorthopädie

Teamgröße

20 Mitarbeiter

Projectdauer

16 Wochen

Executive Summary

Ivoris, an industry standard app for dentists in Germany, is irreplaceable in terms of invoicing and syncing insurance data, but stuck in the 90s in terms of user experience, customer satisfaction and reports.

Since every office was using a separate instance of Ivoris, company knowledge and patient care was fragmented. As a result, sales and treatments were hard to monitor and scale.

We implemented a HubSpot setup for four offices, which centralized reports and introduced features necessary to scale business and ensure patient happiness in 2024:

streamlined patient onboarding and treatment for all offices
automatic sync with Ivoris and DentalMonitoring
sales and treatment checklists for each team
360° patient view: calls, emails, WhatsApp messages, payments, meetings and tasks
centralised documentation: contracts, invoices, scans, photos - all linked to patient profile
workload reduction with automated workflows for sales, patient onboarding, lab work and treatments
powerful search: instantly find any piece of information
customizable sales and service reports to monitor performance of each office and every team

Herausforderungen des Projekts

⏱️ Zeitverlust

Fragmentierte Patientenbehandlung

Ivoris verfügt über keine guten Automatisierungstools und die Integration mit anderen Apps ist begrenzt. Als Folge dauert alles länger, mit höheren Kosten pro Behandlung und lückenhaften Richtlinien für das Team.

Papierchaos

Vertragsvorlagen, Formulare, Rechnungen, Scans, Fotos und andere Unterlagen für Behandlungen, die in der Praxis verstreut sind, erschweren eine schnellere Abwicklung.

📊 Fehlende Berichte

Keine Einblicke in den Cashflow

Keine anpassbaren Berichte zu Cashflow, erwarteten Einnahmen oder Finanzen. Statt Gesamtbild auf 1 Klick sind es wochenlange und teure Auswertungen, Finanzprognosen und Leistungsberichte für jede Praxis.

Zeitaufwendiger Zahlungsabgleich

Keine Zahlungen im System bedeuten, dass es keine Möglichkeit gibt, den tatsächlichen und erwarteten Umsatz zu sehen.

❤️ Patientenzufriedenheit

Kein einheitliches Gesamtbild

Ivoris und andere Praxis-Apps bieten keine zeitgemäßen Tools für proaktive Patientenarbeit, automatische Erinnerungen und Kommunikation mit Patienten. Versäumte Termine und verpasste Chancen wirken sich negativ auf die finanzielle Leistung aus.

Keine Einsicht zu Patientenzufriedenheit

Branchen-Apps bieten keine Tools zum Sammeln von Kundenfeedback oder zum Verfolgen der Kommunikation, was es schwierig macht, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und den Behandlungsverlauf im Detail zu sehen.

💵 Verkaufsleistung

Fragmentierter Verkaufsprozess

Ohne Automatisierung dauert der Abschluss jedes Verkaufs länger. Ohne klare und verfolgbare Richtlinien ist es mühsam, eine Praxiskette von auf einen gleichen Leistungsstand zu bringen.

Keine Einsicht zu Teamleistung

Es gibt keine Tools, um die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen oder die Leistung mehrerer Büros im Vergleich zu sehen, was die Behebung von Problemen erschwert und es schwierig macht, den genauen Grund für Ineffizienz zu finden.

Überholte Funktionen in Branchen-Apps wie Ivoris, fragmentierte Daten und mangelnde Automatisierung mindern die Konversion und Patientenzufriedenheit.

Ohne optimierte Arbeitsabläufe, zeitnahe Berichte und arbeitslastreduzierende Automatisierung erwies sich die Skalierung von Abläufen als äußerst schwierig.
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Mit HubSpot haben wir diese Engpässe beseitigt. Klare Live-Berichte, klare Checklisten für alle Teams, automatisierter Onboarding- und Behandlungsablauf. Die Gesamtleistung wurde praxisübergreifend gesteigert.

Lösungen

HubSpot ist eine führende CRM-Plattform, mit Tools für Marketing, Kundenservice und Vertrieb:
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– vollständige Patientengeschichte
– Online-Termine, Webformulare, Chatbots
– Marketingkampagnen und Sequenzen
– mächtige Automatisierungstools
– einfache Integration mit anderen Apps
– Aufgaben und Checklisten
– Termine, Telefonie, Textnachrichten
– flexible, benutzerdefinierte Berichte zu allem
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Dazu vollständige DSGVO-Konformität, mobile App, erstklassiger Support und große Entwickler-Community.

In Kurz: Nischenapps können da nicht mithalten.

Streamlined Patient Care

Checklisten mit Aufgaben für jedes Team. Vom ersten Besuch über die Einarbeitung und Laborarbeit bis hin zum letzten Check-in nach Behandlungsende.
Jede erledigte Aufgabe erzeugt automatisch die nächste Aufgabe in der entsprechenden Abteilung, sodass jedes Team fokusiert bleibt und alle Behandlungen unter Kontrolle sind
Pipelines für Labore und Patientenversorgung ermöglichen es, schnell das Gesamtbild und die Leistung der Praxis zu beurteilen

Streamlined Sales

Deal-Pipelines für optimierte Verkäufe mit Live-Umsatzprognosen
Ein optimierter Ansatz stellt sicher, dass kein Schritt übersehen wird und alle auf dem gleichen Stand sind, was als nächstes dran ist
Jedes Team hat seine eigenen Listen mit Aufgaben, was vor allem neuen Mitarbeitern ein schnelleres Eintauchen in Praxisvorgänge ermöglicht
Praxisleiter haben alle Verkäufe, Behandlungen und Laboraufträge auf einen Blick

No Paper Chaos

Die Dokumentation mit HubSpot ist ein Kinderspiel, da alle Unterlagen direkt im Patientprofil gespeichert und eingesehen werden können
Die meisten Formulare stehen als Webformulare für Patienten zur Verfügung, was die Datenerhebung und -Qualität von Anfang an verbessert

Pro-Active Outreach and Follow-Ups

Die Meeting-Links-Funktion von HubSpot macht das Buchen unterschiedlicher Terminarten einfach für Patienten. Alle Termine werden direkt mit dem richtigen Mitarbeiter bzw. Arzt verknüpft
Statistiken und Benachrichtigungen, wenn Patienten bestimmte Terminarten überbuchen. Damit wird sichergestellt, dass die prognostizierten Kosten pro Behandlung nicht aus dem Ruder geraten

Team Performance Insight

Die Berichts-Dashboards von HubSpot können problemlos an die KPIs und Ziele des Unternehmens angepasst werden
Teammanager haben Zugriff auf filterbare, tagesaktuelle Berichte, die jegliches Rätselraten überflüssig machen
Geschäftsführung hat ein separates Dashboard mit der Gesamtleistung einzelner Praxen im Vergleich

Customer Happiness Insight

Die Kundenfeedback-Funktion von HubSpot ermöglicht einen schnellen Einblick in das Erlebnis der Patienten während der Behandlung
Nach Abschluss der Behandlung werden automatisierte E-Mails verschickt, in denen um Bewertungen auf Google und branchenspezifischen Websites gebeten wird

Timely Payments

Behandlungen werden mit Zahlungsplänen versehen, die die Finanzprognosen automatisch aktualisieren und so die Finanzprognose vereinfachen
Automatisch erstellte Aufgaben zur Nachverfolgung von Zahlungen und Nachfassung. Je nach Behandlung werden Fälligkeitstermine auf 6, 12 und 18 Monate gestellt, damit nichts vom Schirm fällt

Keep in Mind

Das Gleiche kann auch mit pipedrive eingerichtet werden. Pipedrive niedrigere Kosten (ca. ein Viertel von HubSpot). Die einzigen Nachteile sind native Integration von Marketing-Tools von Facebook und LinkedIn. Was allerdings mit zusätzlichen Apps bzw. Automatisierung gelöst werden kann.

Die Entscheidung, ob HubSpot oder pipedrive ist lediglich an das Budget und die Vorzüge des Auftraggebers gebunden.

Projekt in Zahlen

Automatisierung der Arbeitsabläufe rationalisiert den Verkauf und die Behandlungen und reduziert manuellen Aufwand um 500 Stunden pro Praxis und Jahr
Online-Termine für jede Art des Besuchs beschleunigt die Terminplanung und reduziert verpasste Termine um 50%
Aufgabenlisten für jedes Team reduziert das hin und her in der Praxis und spart den Praxisleitern 1 Stunde täglich
Automatischer Zahlungsabgleich befreite 1 Stunde am Tag für die Praxisleiter
Email-Erinnerungen reduzierte verpasste Termine und Selbst-Check-Ins in DentalMonitoring um 30%
Bericht-Dashboards ermöglichten eine tagesaktuelle Einsicht in die Leistung und Finanzen jeder Praxis auf 1 Klick.

HubSpot für Kieferorthopädische Praxiskette