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Daten migrieren und importieren in pipedrive

Du musst deine Daten aus vorherigen Quellen in pipedrive importieren? Easy.

Hier die 3 wichtigsten Wege, Daten zu migrieren bzw. importieren:

  1. Import aus Tabellen
  2. Eingebauter Migrationsassistent oder der von Trujay
  3. Automatisierter import mit make/zapier

Was ist bei jeder Art zu beachten?

1. Import aus Tabellen

Der unkomplizierteste und günstigste Weg Daten zu migrieren. Voraussetzung dafür sind einigermaßen saubere Daten, die du zu einer Tabelle zusammenführen kannst für den Import.

Die Tabelle kann folgenden Objekten in pipedrive zugeordnet werden:

  • Kontakte. Typischerweise der vollständige Name und Kontaktdaten
  • Organisationen. Unternehmensdaten, typisch für B2B geschäft
  • Deals und Leads. Das sind eure Angebote und Verträge
  • Abos. Wenn ihr welche habt und sie die typischen wöchentlichen/monatlichen/vierteljährlichen/jährliche Zahlungsrhythmen haben.
  • Aufgaben und Ereignisse. Falls diese in Tabellenform vorliegen, z.B. Anrufswiedervorlagen und Meeting-Termine
  • Notizen. Für Felder mit wichtigen Kommentaren aus der Tabelle.
  • Produkte. Können auch Dienstleistungen sein, natürlich. Im Grunde Rechnungspositionen

NICHT importiert werden:

  • Projekte
  • Email-Vorlagen und -Kampagnen
  • Emails
  • Zahlungspläne
  • sonstige Elemente, die keinem der importierbaren Objekte zugeordnet werden kann. Z.B.

Falls es welche gibt, können sie entweder nachträglich manuell eingetragen oder mit einem anderen Tool importiert werden.

Pro Tipp: Damit der Import sauber flutscht, müssen alle zu importierten Daten in einer Tabelle sein. Und alle Daten, die Zusammengehören müssen pro Zeile wiederholt werden. Beispiel: ich habe ein Angebot mit 3 Positionen für einen Kunden. In der Tabelle muss es dann so aussehen:Importiert wird:

  • 1 Kontakt „Nico Belic“
  • 1 Unternehmen „Nico Immobilien AG“, verlinkt mit dem Nico
  • 1 Deal mit dem Titel „Pipedrive Onboarding“, was unser Angebot repräsentiert
  • 3 Produkte – Onboarding, Automatisierung und Support — zum jeweiligen Preis, verlinkt mit dem Deal
  • Angebotssumme wird automatisch auf Summe aller Produkte gesetzt

Pro tip #2: Falls du nur die Kontakte und Emails hast, die in pipedrive auftauchen sollen, kannst du auch die Mails und dein Adressbuch synchronisieren. Das passiert vollautomatisch und du brauchst nichts zu machen. Kontakte, Unternehmen und dein Mailverkehr mit denen tauchen in pipedrive nach ein paar Minuten auf.

2. Eingebauter Migrationsassistent / Trujay

Falls ihr eine von diesen Apps nutzt, können Daten mit dem eingebauten Assistenten unkompliziert importiert werden:

  • ACT!
  • ActiveCampaign
  • Agile CRM
  • Capsule CRM
  • Close
  • Copper
  • Highrise
  • HubSpot
  • Insightly
  • Keap
  • MS Dynamics CRM
  • Nimble
  • Nutshell
  • Onepage
  • Pipedrive (z.B. anderes Unternehmensprofil)
  • PipelineDeals (falls ihr Partner von pipedrive seid)
  • Redtail CRM
  • Salesforce
  • Sugar CRM
  • Suite CRM
  • Wealthbox
  • Zendesk Sell
  • Zoho CRM

pipedrive’s Migrationsassistent vereinfacht den Prozess auf stumpf. Wenn es ein Feld mit dem gleichen Namen gibt, wird’s automatisch zugeordnet. Wenn es einen Nutzer mit der gleichen E-Mail-Adresse gibt, wird diesem seine Daten aus dem alten CRM zugewiesen.

Die Einschränkungen bei importierbaren Daten sind gleich mit denen für Tabellen, nur werden Emails auch importiert. Achtung: „kostenlos“ ist eine Migration bis zu 100K Datensätzen und 5 benutzerdefinierten Feldern. Bei Überschreitung dieser Beschränkungen schickt der Anbieter import2 ein persönliches Angebot.

Hier ist ein kurzes Video auf englisch darüber:

Eine mächtigere Version von Import2 aka Eingebauter Pipedrive Migrationsassistent, ist der Migrationsassistent von trujay.com

Was ist der Unterschied?

Trujay erlaubt sehr detaillierte und flexible Datenzuweisung verglichen mit eingebauten Tools. Falls ihr also ein abweichendes Team oder mehr Kontrolle über was wohin geschrieben werden soll, ist Trujay die Wahl.

Achtung: Trujay kostet Geld und zwar erheblich. Eine Einschätzung ist kostenlos und kann auf deren Seite durchgeführt werden. Dafür müssen beide CRMs damit verbunden werden.

Die Kosten sind vor allem dann rechtfertigt, wenn es um riesige Bestände und viel Kontakthistorie geht. Also 100K+ Zeilen.

Automatisierter Import mit make/zapier

Gleich vorab: zapier aint shit wenn es um fortgeschrittene Automatisierung geht. D.h. ich erkläre den make-Weg und du behältst im Hinterkopf das es eventuell und unter Umständen, auch mit zapier geht.

Wenn es mit trujay nicht klappt bzw. du eine Live-Synchro mit einer anderen App aufbauen musst, ist make die Waffe der Wahl.

Typisches Szenario: ein Mitarbeiter trägt neue Leads in eine Google Tabelle oder Excel ein, ein anderer Mitarbeiter soll diese Leads in pipedrive abarbeiten.

In make sieht es dann so aus:

Wenn ein neuer und vollständiger Lead in Google Sheets eingetragen wurde, suchen und aktualisieren wir erst Unternehmensdaten, dann Kontaktdaten und anschließend Angebotsdaten. Zum Schluß wird ein marker in die Tabelle geschrieben, dass der Datensatz erfolgreich importiert wurde.

Pro Tipp: Immer erst nach Daten suchen, bevor man sie anlegt. Sonst erzeugt man Duplikate.

Wichtige Anmerkung: sowohl make als auch zapier setzen ein wenig Programmierkenntnisse voraus. Zapier weniger, kann aber auch weniger. Bei make stößt man schnell an seine Grenzen, aber dafür gibt es ja uns:

Einen unverbindlichen Termin zu make buchen.

Zusammenfassung

  • Import aus Tabellen ist der schnellste und einfachste Weg. Eignet sich am besten für überschaubare oder nicht komplexe Bestände.
  • Eingebauter Migrationsassistent ist simpel und kostenlos, trujay Assistent sehr flexibel und preiswert bei großen und komplexen Daten.
  • Automatisierung mit make und zapier ist vor allem dann sinnvoll, wenn Daten live mit pipedrive abgeglichen werden sollen. Dieser Weg erlaubt beliebige Logik und Anpassung bei Datenabgleich, ist aber mit laufenden Abokosten verbunden und setzt sehr wahrscheinlich ein Entwicklungsteam voraus.

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