KI-Kommunikationszusammenfassungen in Pipedrive

Ein häufiges Problem bei bestehenden Kunden: eine Vielzahl von Projekten, die gleichzeitig im Team diskutiert oder bearbeitet werden.

Das bedeutet automatisch, dass manche Projekte aktiv vorangetrieben werden, während andere auf das Feedback des Kunden warten — um abgeschlossen oder gestartet zu werden.

Pipedrive hat zwar eine Deal-Zusammenfassungsfunktion eingeführt, diese war jedoch nur für US-Kunden verfügbar und wurde still und leise wieder eingestellt, weil sie nicht genug Mehrwert brachte.

Die Funktion war zu generisch, zu sehr auf den Verkaufsanreiz des aktuellen Deals ausgerichtet — und ignorierte vollständig, was eine wirklich nützliche Zusammenfassung ausmacht.

Um das zu lösen, haben wir ein einfaches make.com-Szenario entwickelt, das genau so zusammenfasst, wie wir es brauchen:

Zusammenfassung über alle offenen Deals und Projekte
Offene Themen oder Aufgaben, auf die wir noch antworten müssen
Offene Themen, zu denen wir Input vom Kunden benötigen
Besprochene nächste Schritte

Das Prinzip ist klar: KI fasst die Kommunikation genau so zusammen, wie es das Team braucht.

Make.com-Szenario: KI-Zusammenfassung

Make.com KI-Zusammenfassungs-Szenario im Überblick

Das Szenario ist unkompliziert aufgebaut:

1. Webhook empfängt Informationen aus Pipedrive

Wir verwenden ein Dropdown-Aktionsfeld in Pipedrive, das Schaltflächen simuliert. Beim Speichern des Einzeloptionswerts wird ein Webhook ausgelöst, der die Informationen an Make übergibt.

2. KI-Agent sammelt zusätzlichen Kontext aus Pipedrive: Aktivitäten, Notizen, E-Mails

Der zweite Schritt enthält mehrere Tools, mit denen der KI-Agent Daten aus dem Pipedrive-Account abrufen kann — gesteuert durch einen Prompt, der genau definiert, worauf geachtet werden soll, z.B. die letzten 30 E-Mails mit dem Kunden.

3. KI-Agent fasst die Kommunikationsdaten aus Pipedrive zusammen

Der dritte Schritt empfängt die Daten vom Pipedrive-KI-Agent und erstellt eine Zusammenfassung basierend auf dem definierten Prompt. Wer das Zusammenfassungsformat anpassen möchte, ändert einfach den Prompt in diesem Schritt.

4. Notiz mit Zusammenfassung zurück in Pipedrive schreiben

Der letzte Schritt schreibt eine Notiz mit der Zusammenfassung und verknüpft sie mit dem Deal, dem Unternehmen und dem Kontakt. So sehen Vertriebsmitarbeiter die Notiz überall in Pipedrive: auf der Personenprofilseite, auf der Organisationsseite und auf der Deal-Seite.

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