MACVAD · Pipedrive Onboarding

Was gebaut wurde

Bei MACVAD war das Pipedrive-Setup überladen: mehrere sich überschneidende Pipelines, fragmentierte Deal-Daten und manuelle Prozesse, die über Tabellen verteilt waren. Dem Vertrieb fehlte der Überblick über Leads und Aktivitäten, E-Mail-Management war ad hoc und es gab keine klare Struktur für multi-regionalen Betrieb oder den Übergang von Lead zu Order-Management.

Metawork hat Pipedrive von Grund auf neu strukturiert:

CRM-Fundament: Mehrere Pipelines zu einer einzigen „New Sales"-Pipeline mit klar definierten Deal-Phasen konsolidiert. Ein Lead-Inbox trennt eingehende Prospects von aktiven Deals, kombiniert mit einem aktivitätsbasierten Workflow für Follow-ups und Touchpoints.

Datenarchitektur: Felder an Organisationen und Deals so gestaltet, dass der volle Sales-Kontext abgebildet ist: Store-Typ, Zahlungskonditionen, USt. %, Rechnungs-Tracking, Bestellungen und bevorzugte Frachtführer. Produktvarianten (Einzelprodukte und Pakete) mit regionalen Preisen in EUR, GBP, AUD, NZD eingerichtet.

E-Mail-System: Rollenbasierte E-Mail-Accounts für Sales Reps und ein dediziertes Team-Postfach für das Order-Management gebaut. Postfach-Sync für Multi-Rep-Territorien eingerichtet, damit geteilte Sichtbarkeit im Team gegeben ist. E-Mail-Weiterleitungen von Altdomains (z.B. [email protected]) konfiguriert, um Kontinuität während des Übergangs sicherzustellen.

Lead-Erfassung: Regionale Webformulare mit Source-Tracking und automatischem Aktivitäts-Logging angelegt, um eingehende Leads direkt an Pipedrive zu koppeln.

Automation: Automatische Währungszuweisung auf Basis des Organisationslandes implementiert, um manuelle Dateneingaben zu reduzieren. Aktivitäts-Tracking für E-Mail-Follow-ups und Terminvereinbarungen eingerichtet.

Reporting: Insights-Dashboards und Aktivitätsreports aufgebaut, damit das Team jederzeit Überblick über Pipeline-Zustand und Deal-Fortschritt hat.

Integrations-Grundlage: Das Integrationsmuster zu Business Central für Kundenanlage, Rechnungsstellung und Zahlungsstatus-Sync erhoben und dokumentiert. Ein Zapier-basierter Ansatz für Phase 2 der Automatisierung entworfen.