Smileforyou · HubSpot Integration

Was gebaut wurde

Die Kern-Herausforderung: Smileforyou musste Hunderte aktiver Patienten in mehreren Behandlungsstufen tracken, Termine mit dem klinischen Team koordinieren, Abrechnung mit Krankenkassen managen und Follow-up-Kommunikation automatisieren — alles bei konsistenter Datensynchronisation zwischen der Ivoris-Praxissoftware und HubSpot.

Patienten-Datenbank: Vollständige HubSpot-Kontaktstruktur für Patienten, mit Custom Properties für Behandlungshistorie, Versicherungsinformationen, Termin-Präferenzen und Kommunikations-Datensätzen. Jeder Patienten-Datensatz enthält die vollständige Engagement-Historie.

Termin-Automation: Zwei-Wege-Sync zwischen Ivoris (wo Behandler terminieren) und HubSpot (wo das Team die Patienten-Versorgung trackt). Bucht ein Behandler in Ivoris einen Termin, wird automatisch ein HubSpot-Meeting mit Patienten-Infos, Behandler-Name und Termin-Typ angelegt. Das System synchronisiert zusätzlich mit Google Calendar für Sichtbarkeit in der gesamten Praxis.

Behandlungs-Workflow: Patienten-Behandlungen sind in HubSpot als Deals abgebildet — mit einer Pipeline aus folgenden Stages:

• Anfangsdiagnostik — Erstkontakt und Bewertung
• Diagnostik durchgeführt — Bewertung erledigt, Plan steht
• Plantyp — Behandlungsstrategie definiert
• Behandlung — aktive Behandlung läuft
• Abrechnung — Behandlung abgeschlossen, bereit zur Abrechnung
• Finaler Rechnungslauf — Abrechnung verarbeitet

Custom Fields tracken Behandlungstyp, Plan-Klassifikation (FKO, MB Einstufen etc.), Versicherungsdeckung und Abrechnungsstatus.

Task-Automation: Tasks werden automatisch auf Basis von Termin-Typ und Behandlungsstufe angelegt. Je nach Workflow gelten unterschiedliche Task-Namen und Fristen:

• Erstgespräch erzeugt einen „Anfangsdiagnostik durchgeführt"-Task
• Diagnose-Termin erzeugt einen Planungs-Task
• Behandlungstermin erzeugt einen Behandlungs-Task
• Tasks schließen automatisch, wenn der Deal in die nächste Stage wechselt

Das System behandelt Randfälle: Patienten ohne E-Mail bekommen ein Sonder-Handling (API-erstellte Meetings statt E-Mail-Sync), mehrere Plantyp-Szenarien werden unterstützt, und Fehler werden für die manuelle Sichtung geloggt.

E-Mail-Templates & Kommunikation: E-Mail-Templates für verschiedene Meilensteine (Terminbestätigung, Vor-Behandlungs-Erinnerung, Nachsorge-Follow-up, Abrechnungs-Benachrichtigung). E-Mails werden auf Basis von Deal-Stage und Termin-Typ getriggert und automatisch an Patienten versendet.

Datenintegrität: Umfassende Fehlerbehandlung und Datenvalidierung implementiert. Das System erkennt und verhindert doppelte Termin-Erstellung, fängt Sync-Fehler kontrolliert mit Logging ab und enthält Validierung für Pflichtfelder. Wöchentliche Reviews prüfen Szenario-Status und Sync-Zustand.

Integration mit Ivoris: Make.com-Szenarien ziehen Termindaten aus Ivoris, matchen sie per E-Mail/Telefon mit HubSpot-Kontakten und legen Meetings und Tasks an oder aktualisieren sie. Das System synchronisiert auch historische Termindaten und aktualisiert HubSpot auf Basis von Status-Änderungen in Ivoris.