Zebra Embassy · HubSpot Onboarding

Was gebaut wurde

HubSpot Project Setup: Konfiguration des HubSpot-Projects-Objects (semi-custom CRM-Feature), um Zebras Portfolio-Unternehmen zu tracken, mit Properties für:

• Firmenname, Stage, Funding-Status, Team-Leads
• VC-Segmente (Fokus-Bereiche der Kategorisierung)
• Viewing-Rights (welche Team-Mitglieder/Investoren welche Projekte sehen)
• Zentrale Milestones und Timeline-Tracking

VC-Beziehungs-Datenbank: Kontakt-Datenbank für Investoren, VCs und strategische Partner mit:

• Beziehungs-Tracking (Erstkontakt, Deal-Interessen, Portfolio-Überschneidungen)
• Segment-Zuordnung (auf welche Fokus-Bereiche sie spezialisiert sind)
• Kommunikations-Historie und Engagement-Tracking
• Portfolio-Unternehmens-Beziehungen (welche VCs welche Firmen beobachten)

Multi-View-Dashboards: Individuelle HubSpot-Views und gespeicherte Filter:

• „Segment"-View für Philipp — Filter nach Investment-Fokus-Bereich, Pipeline pro Segment
• „Team Workload"-View für Sebastian — Dashboard der Projekte pro Team-Mitglied, Workload-Balancing
• „VC tracking"-View — Investor-Engagement über das Portfolio hinweg, welche VCs in diesem Quartal aktiv sind

Task-Automation: Einrichtung von HubSpot-Task-Workflows:

• Automatische Task-Erstellung, wenn Projekte zentrale Milestones erreichen (Pitch-Vorbereitung, Investor-Meeting, Funding-Close)
• Manueller „Action"-Trigger, über den Team-Mitglieder Erinnerungen und Follow-ups anlegen
• Task-Templates für Standard-Projekt-Workflows (Onboarding, erstes Check-in, Monats-Review)
• Fristen-Automation, gekoppelt an Projekt-Stage-Transitions

E-Mail-zu-Projekt-Verknüpfung: Umsetzung eines ausgeklügelten Workarounds für eine HubSpot-Einschränkung (ein natives E-Mail-zu-Projekt-Linking existiert nicht):

• Labels-to-Properties-Workflow: E-Mails, die mit Projektnamen getaggt sind, triggern Automationen
• Make.com-Szenario wandelt Labels in Projekt-Zuordnungen in HubSpot um
• Alternativer HTTP-API-Ansatz, um E-Mails an Projekt-Datensätze zu hängen
• E-Mail-Threading sorgt dafür, dass die Konversations-Historie beim Projekt bleibt

Datenbank-Integration via Make.com: Aufbau eines Proof-of-Concept (PoC) zum Live-Abruf von Daten aus externen Datenbanken:

• PostgreSQL-Connection zum Abruf aktueller Portfolio-Daten (Firmen-Metriken, Status der Funding-Runde)
• MySQL-Datenbank für historische Investor-Beziehungen und Deal-Historie
• Geplante Make.com-Szenarien synchronisieren DB-Updates in Custom Fields in HubSpot
• Feld-Mapping übersetzt das DB-Schema in HubSpot-Property-Namen
• Fehlerbehandlung und Logging bei Sync-Fehlern

Daten-Migration aus Attio: Transfer aller Portfolio-Unternehmen und Investor-Beziehungen aus dem vorherigen CRM (Attio) nach HubSpot:

• Property-Mapping zwischen den Systemen (Attio-Felder → HubSpot-Properties)
• Daten-Bereinigung und Deduplizierung
• Erhalt historischer Daten fürs Reporting
• Investor-Listen-Import mit intakter Beziehungs-Historie

Team-Collaboration-Features:

• Wöchentliche Status-Links für Team-Check-ins
• Workload-Reports mit Projekten pro Team-Mitglied
• Segment-basierte Dashboards fürs Portfolio-Review
• Integration mit Erinnerungs- und Task-Management