CREATIO AG · General

Was gebaut wurde

Die Arbeit bei CREATIO AG dreht sich um die Automatisierung des Immobilien-Datenflusses — eingehende Leads, Dokumente und Kommunikation — in die HubSpot-Pipeline und die Google-Drive-Ordnerstruktur, via Make.com und Gemini AI.

Deal-Pipeline & Lead-Erfassung

HubSpot wurde als primäre Deal-Pipeline für Immobilien-Akquise-Gelegenheiten aufgesetzt. Make.com-Szenarien parsen eingehende Immobilien-Newsletter-E-Mails und erzeugen aus passenden Objekten qualifizierte HubSpot-Deals. Ein separater Workflow verarbeitet Nicht-Newsletter-Posteingang — er extrahiert Kontakt- und Firmendaten, legt HubSpot-Contacts an und verknüpft sie mit dem relevanten Deal. Eine Deal-Screening-Logik bewertet Bebauungspotenzial (Baumassenziffer/bz_hg) und andere planerische Kennzahlen, um die Qualifizierung zu unterstützen.

KI-Datei-Auto-Sortierung

Das größte Feature: ein KI-gestütztes Make.com-Szenario, das eingehende Dateien und E-Mails automatisch in den richtigen Google-Drive-Projektordner einsortiert. Es nutzt einen Gemini-Prompt, um Dokumentinhalt (Betreff, Absender, Body) zu analysieren, sucht in HubSpot nach passenden offenen Deals ab der Phase „Document Collection" und verschiebt die Datei in den Drive-Ordner des entsprechenden Deals. Unterstützt sowohl Shared Drives als auch „Für mich freigegeben"-Ordner. Mit einem 100-KB-Dateigrößenfilter, Fehler-Notification-E-Mails und Rückverlinkung zum Missive-Thread über ein individuelles HubSpot-URL-Feld.

Google-Drive-Ordnerverwaltung

Wenn ein Deal erstellt oder qualifiziert wird, wird automatisch ein Google-Drive-Ordner angelegt und mit dem HubSpot-Deal verknüpft. Die Ordnerstruktur folgt einer Namenskonvention aus der Daten-Mapping-Tabelle. Zusätzlich wurde eine eigenständige HTML-Seite als File-Manager gebaut, um PDF-Planungsdokumente einzulesen und strukturierte Gebäudedaten daraus zu extrahieren.

Missive → Notion

Ein Workflow, der Missive-E-Mail-Threads nach Notion routet — für Deal-Tracking und Team-Follow-ups; ausgelöst durch bestimmte E-Mail-Labels oder Deal-Phasen.

Meeting-Vorbereitung

Ein automatisierter Workflow zieht den jüngsten Kommunikationsverlauf zu einem Kontakt und erstellt am Tag eines anstehenden Meetings eine Zusammenfassung — angezeigt in HubSpot oder per E-Mail zugestellt.