Record Express · Pipedrive Migration

Was gebaut wurde

Die Kern-Herausforderung: Record Express war aus der HubSpot-Struktur für ihr Versandgeschäft herausgewachsen. Das Sales-Team brauchte eine echte Deal-Pipeline mit versand-spezifischen Workflows (Angebot → Bestellung → Zahlung → Versand), eine individuelle Person/Organisations-Verknüpfung für mehrere Kontakte pro Account und Integrationen in ihre Stripe- und Log2x-Systeme.

Metawork hat eine vollständige Pipedrive-Implementierung entworfen und umgesetzt:

Daten-Migration: Export aller Unternehmen und Kontakte aus HubSpot inklusive Custom-ID-Mappings, Import nach Pipedrive mit sauberer Feldstruktur. Knifflig: Personen, die mit mehreren Organisationen verknüpft sind (Record Express versendet für unterschiedliche Kunden) — gelöst über Make.com-Logik, die die korrekte Beziehungsstruktur erzeugt.

Workflow-Design: Aufbau einer Deal-Pipeline mit Stages für Angebotsanfrage, Auftragsbearbeitung, Zahlungseingang und Versand-Fulfillment. Jede Stage hat Custom Deal Properties zum Tracken — Versandkosten, Zahlungsstatus, Log2x-Order-IDs, Tracking-Nummern.

Make.com-Szenarien: Anbindung von Pipedrive an Stripe und Log2x mit Automation:

• Wenn ein Deal in „Angebot gesendet" wechselt → Auftrag in Log2x loggen, Versand-Rates abfragen, Deal mit Optionen updaten
• Wenn ein Deal in „Bestellung eingegangen" wechselt → Stripe Payment Intent anlegen, auf Payment-Webhook warten
• Wenn die Zahlung erfolgreich ist → Versand-Auftrag in Log2x anlegen, Deal-Status updaten, Bestätigungs-E-Mail versenden
• Szenario-Fehler lösen Alerts aus (Pipedrive-Notes + Telegram), damit Issues sofort entdeckt werden

Formulare & Daten-Erfassung: Pipedrive-Formulare direkt in die HubSpot-Checkout-Seite und die Angebotsanfrage-Seite integriert, um neue Leads und Deals ohne manuelle Eingabe zu erfassen.