Centric Software · Phase 2

Was gebaut wurde

Vollständiger Aufbau und Deployment der in Phase 1 entworfenen bidirektionalen HubSpot↔Salesforce-Integration — inklusive beider übernommener Firmen (Contentserv und ShoppingFeed) und der Bulk-Migration historischer Daten.

Integrationsarchitektur

Zwei HubSpot-Instanzen (Contentserv = HS(CS), ShoppingFeed = HS(SF)) synchronisieren in eine Salesforce-Org (Centric = SF(Centric)). Alle Sync-Szenarien in Make.com gebaut, mit JavaScript-basierter Mapping-Logik.

Sync-Richtungen pro Entität:

• HS(CS) → SF(Centric): Contacts, Companies, Leads, Notes (als ContentNotes)
• HS(SF) → SF(Centric): Contacts, Companies
• SF(Centric) → HS(CS): Contact-/Account-Updates, Lead-Konvertierungen
• SF(Centric) → HS(SF): Contact-/Company-Updates

Make.com-Szenarien

Die Szenarien durchliefen vier Hauptversionen (v1→v4), während Randfälle geklärt und das Datenvolumen stieg. Wichtige Szenario-Typen:

Szenario	Zweck
HS(CS/SF) Contact+Company → SF	Legt Salesforce-Contacts und -Accounts aus HubSpot an bzw. aktualisiert sie
SF Contact+Account → HS(CS/SF)	Spielt Salesforce-Änderungen in die HubSpot-Instanzen zurück
SF Lead → HS(CS)	Lead-Konvertierung und Contact-Erstellung im Contentserv-HubSpot
Importer Queue	Queue-basierter Bulk-Import-Handler für Migrationen mit 20k+ Datensätzen
ContentNote Creator	Erzeugt Salesforce-ContentNotes aus HubSpot-Aktivitätsnotizen

Bulk-Migration

Contentserv hatte 20k+ Contacts und Accounts zu migrieren. Ein queue-basierter Importer wurde eigens dafür gebaut: Accounts wurden zuerst synchronisiert, um Salesforce-Account-IDs zurück in HubSpot zu bekommen, bevor die Contacts folgten — so wurden verwaiste Contact-Datensätze vermieden. Das Post-Upload-Error-Handling adressierte Dubletten-Erkennung, fehlende Property-Werte und Account-Association-Fehler.

Die ShoppingFeed-Migration (~8k Contacts) folgte demselben Muster mit einem geklonten und angepassten Szenario-Set. Anfang 2026 in Arbeit.

Feld- & Logik-Ergänzungen

• Pardot-Campaign-Attribution-Felder (pi__campaign__c) auf HubSpot-Contact-Eigenschaften gemappt für Marketing-Reporting
• Lifecycle-Stage- und Source-Detail-Felder nur bei Create gesetzt (kein Überschreiben bei Update)
• Custom Field Centric Owner zur Nachverfolgung der ursprünglichen CRM-Zuständigkeit
• Konflikt-Auflösungstext: bei widersprüchlichen Werten in beiden Systemen wird eine formatierte Konfliktmeldung als Notiz geschrieben
• Fixes für Firmenname- und englischen-Namen-Mapping bei mehrsprachigen Account-Datensätzen

Laufende Wartung

Wöchentliche Check-ins mit Mathieu (ShoppingFeed), Christian (Contentserv-Marketing), Lisa (Deals/Sales Ops) und José (Sales Overview). Fehlerbehebung bei Salesforce-API-Fehlern (doppelte Contacts, fehlende Properties), Szenario-Neustarts nach Rate-Limit-Brüchen und inkrementelle Feld-Ergänzungen auf Stakeholder-Wunsch.