Embark Law · Bexio

Was gebaut wurde

Kontakt-Sync: Wenn in Pipedrive eine neue Organisation angelegt wird, wird automatisch ein passender Bexio-Kontakt erstellt — mit Firmenname, Adresse und Sprach-Einstellung für die Rechnungssprache (DE/EN).

Automatisierte Rechnungserstellung: Erreicht ein Deal in Pipedrive die Rechnungs-Phase, erzeugt ein Make.com-Szenario die Bexio-Rechnung mit den passenden Positionen, Produktbeschreibungen, Steuersätzen und Titeln in der für den Deal konfigurierten Sprache. Die Rechnungs-URL wird zurück in das Pipedrive-Deal-Feld geschrieben.

Rechnungstitel-Format: Titel folgen dem Schema Invoice YYYY-MM (bzw. Rechnung YYYY-MM auf Deutsch) — automatisch aus Deal und Abrechnungszeitraum abgeleitet.

Zahlungs-Sync: Wenn eine Bexio-Rechnung als bezahlt markiert wird, wird der verknüpfte Pipedrive-Deal automatisch mit dem neuen Zahlungsstatus aktualisiert.

Lieferantenrechnungs-Verarbeitung: Bexio-Lieferantenrechnungen werden als Ausgaben-Datensätze nach Pipedrive gezogen, verarbeitet und für die Weiterverrechnung mit den relevanten Kunden-Deals verknüpft.

Monatliche Retainer-Rechnungen: Ein geplantes Szenario erzeugt wiederkehrende Rechnungen für Retainer-Kunden — auch in Monaten ohne getrackte Stunden wird eine Null-CHF-Rechnung erzeugt, damit die Abrechnungshistorie konsistent bleibt.

Alert-System: Alle Szenarien sind in das MWS-Break-/Alert-System eingebettet. Fehler erzeugen eine Pipedrive-Notiz am betroffenen Deal und eine Telegram-Benachrichtigung — so fallen Probleme auf, bevor sie beim Kunden ankommen.

Technische Architektur

Pipedrive (CRM)
    │
    ├─ Deal-Action (Rechnungs-Trigger) ──► Make.com ──► Bexio: Rechnung anlegen
    │                                                    └─► Rechnungs-URL zurück in PD-Deal
    │
    ├─ Organisation angelegt ──────────► Make.com ──► Bexio: Kontakt anlegen
    │
    └─ Bexio: Rechnung bezahlt ───────► Make.com ──► Pipedrive: Deal-Status aktualisieren

Zentrale Make.com-Szenarien:

• [P][v1] On PD Organization.Action — Bexio-Kontakt anlegen
• [P][v1.1] On PD Deal.Action — Bexio-Rechnung anlegen
• [P][v1] On Bexio Invoices(pd_deal).status Paid — PD-Deal aktualisieren
• [P][v2] On Bexio Bills(Vendors) — Pipedrive-Deal-Update (Lieferantenrechnungs-Verarbeitung)