Embark Law · Clockodo

Was gebaut wurde

Automatisches Projekt-Setup: Wird in Pipedrive ein Deal gewonnen oder ein Mandat eröffnet, legt Make.com automatisch ein passendes Clockodo-Projekt mit den richtigen Subprojekten an. Manuelles Anlegen in Clockodo entfällt; jedes abrechenbare Mandat wird ab Tag eins getrackt.

Monatliche PDF-Reports: Ein geplantes Make.com-Szenario zieht alle getrackten Zeitbuchungen aus Clockodo für den Abrechnungszeitraum, verarbeitet sie zu einem strukturierten Report und erzeugt eine PDF mit:

• Tagesweiser Aufschlüsselung der Stunden
• Gruppierung nach Tätigkeitskategorie / Service-Art
• Diagrammen (Balken nach Tag, Aufschlüsselung nach Kategorie)
• Trennung von abrechenbarer und Pro-bono-Arbeit

Die Reports werden als Google-Spreadsheet-Ausgabe erzeugt (Migration von Microsoft Excel 365) und als PDF exportiert, dann an den Pipedrive-Rechnungs-Deal angehängt.

Report-Delivery: Die Reports werden als Teil des monatlichen Rechnungs-Workflows zusammen mit der Bexio-Rechnung an den Kunden verschickt.

Break-/Alert-System: Alle Clockodo-Szenarien sind in das MWS-Alert-System mit Pipedrive-Notizen und Telegram-Benachrichtigungen im Fehlerfall eingebettet.

Technische Architektur

Pipedrive: Deal gewonnen / Mandat eröffnet
    │
    └─► Make.com ──► Clockodo: Projekt + Subprojekte anlegen

Zeitgesteuerter Trigger (monatlich)
    │
    └─► Make.com ──► Clockodo-API: Einträge für Zeitraum ziehen
                         └─► Google Sheets: Report-Daten aufbauen
                               └─► PDF exportieren ──► An PD-Deal anhängen / an Kunden senden

Zentrale Make.com-Szenarien:

• [P][v2.1] On PD Deal.action — Clockodo-Projekt anlegen
• [P] Clockodo Report — Monats-Report-Generierung (Google Sheets + PDF)