BISS 45 · Laufender Support

Was wir tun

Laufende Wartung und Erweiterung des Ivoris→HubSpot Automatisierungssystems. Die Arbeit ist strukturiert um wöchentliche Monitoring-Zyklen, reaktive Break Fixes und periodische Feature-Erweiterungen, während sich das Praxisnetzwerk des Kunden entwickelt.

Wöchentliches Monitoring

Regelmäßige Make.com Szenario-Checks bestätigen, dass alle Queues verarbeitet werden, Fehlerprotokolle sauber sind und keine Datensätze hängen bleiben. Fehlgeschlagene Läufe (unvollständige Ausführungen, 504-Fehler aufgrund von Ivoris Serverinstabilität) werden triagiert und wiederhergestellt. Datenspeicher und der Queue-Status werden inspiziert, um Anomalien zu erkennen, bevor sie den Kunden beeinträchtigen.

Break Fixes

Ivoris Serverinstabilität (häufige 504-Fehler, längere Ausfälle) ist die häufigste Ursache für Störungen. Wenn der Ivoris Server ausfällt, sammeln sich in den Queue-Szenarien Fehler an oder sie stoppen; die Wiederherstellung umfasst das erneute Einreihen betroffener Datensätze, das Ausführen von Catch-up-Szenarien und die Überprüfung der Datenintegrität in HubSpot.

Zwei große Wiederherstellungsereignisse bei „large frozen state“ traten auf – eines im Jahr 2025, eines im Jahr 2026 – die eine Massen-Wiederaufnahme von Terminen und Dokumenteneinträgen ab einem bekannten, fehlerfreien Zeitpunkt erforderten.

Wichtige wiederkehrende Break-Typen:

• Queue(Appointments) bricht bei Ivoris 504 oder fehlenden Patientendatensätzen ab
• Queue(Entries) bricht bei Server-Timeouts ab (10+ aufeinanderfolgende Fehler)
• HubSpot API-Fehler (502er), die Batch-Handler-Unterbrechungen verursachen

Onboarding neuer Praxen

Als der Kunde den Standort Magdeburg (Präfix MB_) hinzufügte, wurde das System erweitert, um dessen Zahnarztstühle, Terminvorlagen und Datenmappings zu integrieren.

Terminvorlagen-Management

Ivoris Terminarten werden in einer Konfigurations-Mapping-Tabelle gepflegt, die das Verhalten der Make.com Szenarien steuert. Wenn der Kunde Terminvorlagen hinzufügt oder ändert, wird die Mapping-Tabelle aktualisiert, neue Vorlagen werden über das Konfigurationsszenario heruntergeladen und betroffene Termindatensätze werden neu verarbeitet.

Mehrere Runden von Vorlagen-Updates wurden während des gesamten Engagements bearbeitet – typischerweise ausgelöst durch kundenseitige Änderungen an ihrem Ivoris-Setup.

Szenario-Upgrades

Handler-Szenarien wurden während der laufenden Support-Phase von v1→v3 aktualisiert, wobei verbesserte Fehlerbehandlung, Logging und Deduplizierungslogik integriert wurden. Konfigurationsszenarien wurden aktualisiert, um neue Datenspeicher-Schemas und eine erweiterte Praxisabdeckung zu unterstützen.

HubSpot Updates

Periodische HubSpot-seitige Änderungen wurden integriert, einschließlich neuer nativer HubSpot Terminobjekt-Eigenschaften und Workflow-Updates für die Deal Stage Automatisierung. Eine Bewertung der HubSpot Abonnement-Stufe (Operations Hub Pro → niedrigere Stufe) wurde durchgeführt, um Optionen zur Kostenreduzierung zu evaluieren.