BISS 45 · Laufender Support

Was wir tun

Laufende Wartung und Erweiterung des Ivoris→HubSpot Automatisierungssystems. Die Arbeit gliedert sich in wöchentliche Monitoring-Zyklen, reaktive Fehlerbehebungen und periodische Funktionserweiterungen, während sich das Praxisnetzwerk des Kunden entwickelt.

Wöchentliches Monitoring

Regelmäßige Make.com Szenario-Checks bestätigen, dass alle Queues verarbeitet werden, Fehlerprotokolle sauber sind und keine Datensätze hängen bleiben. Fehlerhafte Läufe (unvollständige Ausführungen, 504-Fehler aufgrund von Ivoris-Serverinstabilität) werden triagiert und wiederhergestellt. Datenspeicher und der Queue-Status werden überprüft, um Anomalien zu erkennen, bevor sie den Kunden beeinträchtigen.

Fehlerbehebungen

Ivoris-Serverinstabilität (häufige 504-Fehler, längere Ausfälle) ist die häufigste Ursache für Störungen. Wenn der Ivoris-Server ausfällt, sammeln sich in den Queue-Szenarien Fehler an oder sie stoppen; die Wiederherstellung umfasst das erneute Einreihen betroffener Datensätze, das Ausführen von Aufhol-Szenarien und die Überprüfung der Datenintegrität in HubSpot.

Zwei größere Wiederherstellungsereignisse mit "großem eingefrorenem Zustand" traten auf — eines im Jahr 2025, eines im Jahr 2026 — die eine Massen-Wiederaufnahme von Terminen und Dokumenteneinträgen ab einem bekannten, fehlerfreien Zeitstempel erforderten.

Wichtige wiederkehrende Fehlertypen:

• Queue(Appointments) brechen bei Ivoris 504 oder fehlenden Patientendatensätzen ab
• Queue(Entries) brechen bei Server-Timeouts ab (10+ aufeinanderfolgende Fehler)
• HubSpot API-Fehler (502s), die zu Unterbrechungen des Batch-Handlers führen

Onboarding neuer Praxen

Als der Kunde den Standort Magdeburg (Präfix MB_) hinzufügte, wurde das System erweitert, um dessen Zahnarztstühle, Terminvorlagen und Datenzuordnungen zu integrieren. Die Praxis Rümeysa (Rümy) wurde ebenfalls onboarded, was die Ivoris-Profilkonfiguration, Szenario-Updates und Validierungsläufe erforderte.

Terminvorlagen-Management

Ivoris-Terminarten werden in einer Konfigurations-Mapping-Tabelle gepflegt, die das Verhalten der Make.com-Szenarien steuert. Wenn der Kunde Terminvorlagen hinzufügt oder ändert, wird die Mapping-Tabelle aktualisiert, neue Vorlagen über das Konfigurationsszenario heruntergeladen und betroffene Termindatensätze neu verarbeitet.

Mehrere Runden von Vorlagen-Updates wurden während des Engagements bearbeitet — typischerweise ausgelöst durch kundenseitige Änderungen an ihrem Ivoris-Setup.

Szenario-Upgrades

Handler-Szenarien wurden während der laufenden Supportphase von v1→v3 aktualisiert, wobei verbesserte Fehlerbehandlung, Protokollierung und Deduplizierungslogik integriert wurden. Konfigurationsszenarien wurden aktualisiert, um neue Datenspeicher-Schemas und eine erweiterte Praxisabdeckung zu unterstützen.

HubSpot-Updates

Periodische HubSpot-seitige Änderungen wurden integriert, einschließlich neuer nativer HubSpot-Terminobjekteigenschaften und Workflow-Updates für die Deal-Phasen-Automatisierung. Eine Bewertung der HubSpot-Abonnementstufe (Operations Hub Pro → niedrigere Stufe) wurde durchgeführt, um Optionen zur Kostenreduzierung zu evaluieren.