American AllWaste · NMA Genehmigung

Was wir gebaut haben

Der NMA-Prozess ist die Art und Weise, wie American AllWaste entscheidet, ob es eine neue Art von Abfallmaterial von einem Kunden annimmt. Jede Einreichung muss fünf aufeinanderfolgende Überprüfungen durchlaufen: Der Account Manager startet sie, dann geben die Teams für Regulierung, Entsorgung und Transport jeweils ihre Freigabe, bevor die endgültige Genehmigung den Deal abschließt.

Wir haben jede Überprüfungsphase als dediziertes JotForm aufgebaut, das über Make.com Szenarien in Pipedrive eingespeist wird. Der knifflige Teil war die Routing-Logik — Reviewer mussten nur ihre relevanten Einreichungen sehen, und Ablehnungen in jeder Phase mussten den Deal sofort beenden. Wir mussten auch doppelte Einreichungen verhindern: Wenn eine Genehmigungs-URL bereits einen Wert in Pipedrive hatte, würden neue Einreichungen diesen nicht überschreiben.

Mitten im Projekt wechselte der Kunde von Deals zu Leads als primäres Objekt. Das bedeutete, alle Workflow Automatisierungen neu aufzubauen, um stattdessen mit Pipedrive's Lead-System zu arbeiten — eine erhebliche Überarbeitung, die jedes Formular und Szenario betraf.

Das System validiert, dass Deal IDs niemals leer sind (um verwaiste Einreichungen zu verhindern) und enthält ein verstecktes "Reject"-Feld in allen Formularen, das bei Befüllung einen automatischen Deal-Verlust auslöst.

Technologie-Stack

• Pipedrive — CRM-Grundlage, speichert NMA-Einreichungen und verfolgt Genehmigungsphasen
• JotForm — Fünf miteinander verbundene Formulare für die Genehmigungskette
• Make.com — Orchestriert Formular-Einreichungen, Feld-Parsing, Dateiverwaltung und Pipedrive-Updates
• Miro — Workflow-Dokumentation und Prozess-Mapping