hiyer · Pipedrive Onboarding

Was gebaut wurde

Ein Launch Sales Stack für ein Einzelunternehmen, Sitzung für Sitzung mit dem Gründer aufgebaut, anstatt als fertige Konfiguration übergeben zu werden. Pipedrive ist der Hub, Apollo liefert und reichert die Leads an, Lemlist betreibt LinkedIn, und der Sinn der gesamten Anordnung ist, dass die beiden Outreach-Kanäle niemals dieselbe Person zweimal bearbeiten.

Bereich	Beschreibung
Stack-Auswahl	Pipedrive statt HubSpot, begründet durch Basis-Plan-Webhooks (Echtzeit-Make-Automatisierung ohne Operations Hub Tier) und vorhersehbare Pro-Seat-Preise für ein Startup
Pipedrive-Grundlage	Beispieldaten gelöscht, nur EUR-Währungen, Verlustgründe definiert und ein Blocker-Aktivitätstyp, damit private Kalenderereignisse Zeit reservieren, ohne überfällige Aufgaben zu erstellen
Google Workspace	Gegenüber Microsoft 365 wegen der tieferen Pipedrive-Synchronisierung gewählt, dann als bidirektionale Kalender- und Mail-Synchronisierung eingerichtet, wobei nur echte Meeting-Typen in den Kalender zurückfließen
Meeting-Scheduler	Ein Pipedrive-Buchungslink, der Calendly ersetzt, mit Dauer, Verfügbarkeit, Puffern und dem Aktivitätstyp Sales Meeting für sauberes Reporting
Apollo-Integration	Mit Pipedrive verbunden, mit Feldzuordnung für Berufsbezeichnung, LinkedIn und die KI-generierten Anreicherungsfelder, und einer anfänglichen Liste von ~4.500 Kontakten, die übertragen wurden
Outreach-Workflow	Ein zweistufiger Apollo-Workflow: Eine gespeicherte Suche füllt eine Buffer-Liste mit angereicherten Leads, eine menschliche Überprüfung verschiebt sie in eine Clean-Liste, und das löst die Spezialisten- oder Generalisten-Sequenz aus
Lemlist & LinkedIn	Lemlist mit Pipedrive verbunden, gesteuert durch ein LinkedIn URL-Feld und ein LinkedIn Outreach-Label; das Entfernen des Labels pausiert die Kampagne und bietet einen Kill Switch innerhalb des CRM
Lead-Übergabe	Engagement in Apollo kennzeichnet den Pipedrive-Kontakt: Ein heißer Lead wird zu einer Aufgabe für die sofortige persönliche Nachverfolgung, ein kalter geht zur Lemlist-Kampagne
Produkt-Webhook	Ein Make-Webhook-Pfad, damit neue Nutzer des Produkts selbst in Pipedrive landen und aus jeder Sales-Kampagne ausscheiden
Zustellbarkeit	Domain-Warm-up als eigener Track geplant, mit geringvolumigen Sends von der bestehenden Domain, während die neue alterte
Training	Arbeitssitzungen über Zoom plus aufgezeichnete Walkthroughs zu den Apollo-, Pipedrive- und Lemlist-Workflows, damit der Gründer den Stack selbst bedient

Zwei Entscheidungen prägten das Ergebnis mehr als die Konfiguration. Die Kaltakquise-E-Mail wechselte von einem langen KI-generierten Pitch zu einer kurzen, problemorientierten Sequenz, zuerst manuell an eine kleine Gruppe gesendet, damit der Text anhand von Antworten und nicht nach Geschmack beurteilt wurde. Und der Apollo-Anreicherungs-Workflow benötigte eine echte Korrektur: er wurde bei gespeicherten Kontakten ausgelöst, aber Apollos Such-zu-Liste-Aktion speichert diese nie, sodass die Anreicherung in den Lead-Erstellungs-Workflow selbst verschoben wurde.

Tech Stack

Technologie	Rolle
Pipedrive	CRM, Scheduler, Labels, Aufgaben, der Hub, in den beide Kanäle synchronisiert werden
Apollo	Lead-Sourcing, KI-Anreicherung, Kaltakquise-E-Mail-Sequenzen
Lemlist	LinkedIn-Besuche, -Verbindungen und -Nachrichten
Make.com	Webhook vom Produkt-Backend ins CRM

Projekt-Statistiken: 7 Aufgaben, 3 aufgezeichnete Walkthroughs, ~8h erfasst, Dezember 2025 bis September 2026.