Record Express · Pipedrive Migration

Record Express migrierte ihr CRM von HubSpot zu Pipedrive und verlagerte komplexe Deal-Workflows, Kontaktmanagement und Auftragsabwicklung in ein speziell entwickeltes Sales-Pipeline-System.

Was gebaut wurde

Die zentrale Herausforderung: Record Express war aus der Struktur von HubSpot für ihr Versandgeschäft herausgewachsen. Vertriebsmitarbeiter benötigten eine geeignete Deal-Pipeline mit versandspezifischen Workflows (Angebot → Bestellung → Zahlung → Versand), benutzerdefinierte Personen-/Organisationsverknüpfung, um mehrere Kontakte pro Konto zu verwalten, und Integration mit ihren Stripe-Zahlungs- und Log2x-Versandsystemen.

Metawork konzipierte und führte eine vollständige Pipedrive-Implementierung aus:

Datenmigration: Alle Unternehmen und Kontakte aus HubSpot mit benutzerdefinierten ID-Mappings exportiert und in Pipedrive mit der richtigen Feldstruktur importiert. Der knifflige Teil: Personen, die mit mehreren Organisationen verknüpft sind (Record Express versendet für verschiedene Kunden), gelöst mit Make.com-Logik, um die korrekte Beziehungsstruktur zu erstellen.

Workflow-Design: Eine Deal-Pipeline mit Phasen für Angebotsanfragen, Auftragsabwicklung, Zahlungserfassung und Versandabwicklung aufgebaut. Jede Phase verfügt über benutzerdefinierte Deal-Eigenschaften zur Nachverfolgung – Versandkosten, Zahlungsstatus, Log2x-Bestell-IDs, Sendungsverfolgungsnummern.

Make.com-Szenarien: Pipedrive mit Stripe und Log2x durch Automatisierung verbunden:

• Wenn ein Deal in die Phase "Angebot gesendet" wechselt → Bestellung in Log2x protokollieren, Versandkosten abrufen, Deal mit Optionen aktualisieren
• Wenn ein Deal in die Phase "Bestellung erhalten" wechselt → Stripe Payment Intent erstellen, auf Payment Webhook warten
• Wenn die Zahlung erfolgreich ist → Versandauftrag in Log2x erstellen, Deal-Status aktualisieren, Bestätigungs-E-Mail senden
• Szenariofehler lösen Benachrichtigungen aus (Pipedrive-Notizen + Telegram), damit Probleme sofort erkannt werden.

Formulare & Datenerfassung: Pipedrive-Formulare direkt in die HubSpot-Checkout-Seite und Angebotsanfrageseite integriert, um neue Leads und Deals ohne manuelle Eingabe zu erfassen.