RoofTech · CRM Onboarding

Was gebaut wurde

CRM-Struktur: Ein vertriebsorientiertes Pipedrive-Setup, konfiguriert auf den Quote-to-Order-Lifecycle von RoofTech. Die Pipeline-Stages tracken den Deal-Verlauf von neuen Angeboten (aus Xentral gezogen) über Follow-up und Annahme bis zur Umwandlung in Aufträge. Kontakt- und Firmen-Datensätze organisieren 3.500+ Prospects, mit Labels (Absturzsicherheit, Customer, Warmlead, Lead) zur Segmentierung für zielgerichtete Kampagnen.

Xentral-Integrations-Layer: Ein Make.com-Automations-Layer verbindet Pipedrive und Xentral als zwei Systems of Record. Auf dem Pfad Pipedrive → Xentral werden in Pipedrive gespeicherte Kontakte und Unternehmen als Adressen nach Xentral geschrieben, mit bidirektionalem ID-Austausch. Auf dem Pfad Xentral → Pipedrive erzeugen neue oder geänderte Angebote und Aufträge in Xentral automatisch passende Deals in Pipedrive oder aktualisieren sie, wobei Verknüpfungen zu Quelldokumenten und Auftragswerten erhalten bleiben.

Daten-Migration: Initialer Import von 3.500+ Unternehmen und 2.700+ Kontakten aus Xentral, dazu historische Angebote und Aufträge, mit Feld-Mapping zur Unterscheidung aktiver und ruhender Kunden. Die Migration war die Grundlage für die Reaktivierungs-Strategie — dem Sales-Team stand damit eine saubere, zentrale Sicht auf alle Prospect-Beziehungen zur Verfügung.

Lead-Automation und Outreach: Submissions aus dem Web-Kalkulator-Formular werden mit einem WN-Label (Web-Nachfassen) versehen, was ein Make-Szenario triggert, das 1 Tag wartet, danach eine E-Mail versendet und eine Aufgabe anlegt. In Pipedrive gebaute Kunden-Reaktivierungs-Sequenzen richten sich an ~2.700 inaktive Accounts mit zweistufigen E-Mail-Flows, in englischer und deutscher Version. Die Lead-Kategorisierungs-Logik nutzt komplexe Pipedrive-Filter, um automatisch Leads aus Kontakten mit den Labels Warmlead oder Lead zu erzeugen.

Workflow-Automation: Korrekturen an Kontakt-Berechtigungen (Übertragung von ~3.800 Datensätzen vom Admin auf Standard-User, um E-Mail-Sichtbarkeit freizuschalten). Vor-Ort-Termin-Planer mit Calendly-artigen Buchungs-Links, 1,5-Stunden-Slots und 1-Stunde-Reisepuffer. Zwei-Wege-Kalender-Sync mit Microsoft 365 und Teams-Integration fürs Aktivitäts-Logging. Berechnungen von Deal-Werten und Angebots-Annahme-Workflows, die Xentral-Angebots-Status-Änderungen mit der Deal-Stage-Progression in Pipedrive verknüpfen.

Setup und Enablement: Acht Onboarding-Sessions mit den Stakeholdern auf RoofTech-Seite zu Pipedrive-Nutzung, Datenstruktur, E-Mail-/Kalender-Workflows und Adoption des Sales-Prozesses. Apollo.io-Evaluierung für Lead-Anreicherung und High-Volume-Outreach, mit Plan zur Behebung von Datenqualitäts-Problemen (25% der jüngsten Sends bouncten) und Einführung eines Opener-Setter-Closer-Sales-Modells.