Zebra Embassy · HubSpot Onboarding

Vollständiges CRM-Setup und Implementierung von Team-Workflows für eine Venture-Capital-Firma, die Portfolio-Unternehmen, Investorenbeziehungen und Deal-Pipelines verwaltet.

Was wir aufgebaut haben

HubSpot Project Setup: Wir haben das HubSpot Projects Objekt (eine semi-benutzerdefinierte CRM-Funktion) konfiguriert, um Zebras Portfolio-Unternehmen mit Eigenschaften für Folgendes zu verfolgen:

• Firmenname, Phase, Finanzierungsstatus, Team Leads
• VC-Segmente (Kategorisierung nach Schwerpunktbereichen)
• Anzeigerechte (welche Teammitglieder/Investoren welche Projekte sehen)
• Wichtige Meilensteine und Zeitachsenverfolgung

VC Relationship Database: Wir haben eine Kontaktdatenbank für Investoren, VCs und strategische Partner erstellt mit:

• Beziehungsverfolgung (wann sie sich getroffen haben, Deal-Interesse, Portfolio-Überschneidungen)
• Segmentzuweisung (auf welche Schwerpunktbereiche sie spezialisiert sind)
• Kommunikationshistorie und Engagement-Tracking
• Beziehungen zu Portfolio-Unternehmen (welche VCs welche Unternehmen beobachten)

Multi-View Dashboards: Wir haben benutzerdefinierte HubSpot-Ansichten und gespeicherte Filter erstellt:

• "Segment" Ansicht für Philipp — Filterung nach Investitionsschwerpunkt, Pipeline nach Segment anzeigen
• "Team Workload" Ansicht für Sebastian — Dashboard, das jedem Teammitglied zugewiesene Projekte und den Workload-Ausgleich anzeigt
• "VC tracking" Ansicht — Investoren-Engagement über das gesamte Portfolio hinweg, sehen, welche VCs in diesem Quartal aktiv sind

Task Automation: Wir haben HubSpot Task Workflows eingerichtet:

• Automatische Aufgabenerstellung, wenn Projekte wichtige Meilensteine erreichen (Pitch-Vorbereitung, Investorentreffen, Finanzierungsabschluss)
• Manueller "Action"-Trigger für Teammitglieder, um Erinnerungen und Follow-ups zu erstellen
• Aufgaben-Templates für Standard-Projekt-Workflows (Onboarding, erster Check-in, monatliche Überprüfung)
• Deadline-Automatisierung, verknüpft mit Projektphasenübergängen

Email-to-Project Linking: Wir haben einen ausgeklügelten Workaround für eine Einschränkung von HubSpot implementiert (native E-Mail-zu-Projekt-Verknüpfung existiert nicht):

• Labels-zu-Eigenschaften-Workflow: E-Mails, die mit Projektnamen getaggt sind, lösen eine Automatisierung aus
• Make.com-Szenario wandelt Labels in Projektzuordnungen in HubSpot um
• Alternativer HTTP API-Ansatz, um E-Mails an Projektdatensätze anzuhängen
• E-Mail-Threading stellt sicher, dass die Konversationshistorie beim Projekt bleibt

Database Integration via Make.com: Wir haben einen Proof-of-Concept (PoC) erstellt, um Live-Daten aus externen Datenbanken zu ziehen:

• PostgreSQL-Verbindung, um aktuelle Portfolio-Daten (Unternehmenskennzahlen, Finanzierungsrundenstatus) zu ziehen
• MySQL-Datenbank für historische Investorenbeziehungen und Deal-Historie
• Geplante Make.com-Szenarien synchronisieren Datenbank-Updates in HubSpot Custom Fields
• Field Mapping übersetzt Datenbankschema in HubSpot-Eigenschaftsnamen
• Fehlerbehandlung und Logging für Synchronisierungsfehler

Data Migration from Attio: Wir haben alle Portfolio-Unternehmen und Investorenbeziehungen vom vorherigen CRM (Attio) zu HubSpot übertragen:

• Property Mapping zwischen Systemen (Attio-Felder → HubSpot-Eigenschaften)
• Datenbereinigung und Deduplizierung
• Historische Daten für das Reporting erhalten
• Import der Investorenliste mit intakter Beziehungshistorie

Team Collaboration Features:

• Wöchentliche Status-Links für Team-Check-ins
• Workload-Berichte, die Projekte pro Teammitglied anzeigen
• Segmentbasierte Dashboards für die Portfolio-Überprüfung
• Integration mit Erinnerungs- und Aufgabenmanagement