Dr. Schauer | CRM and a conversational Kanzlei stack · Kanzlei MCP

Was wurde gebaut

Eine teamorientierte MCP-Schicht, damit die Mitarbeiter des Unternehmens CRM- und Betriebsdaten über ChatGPT bewegen, anstatt sich durch die Pipedrive-Oberfläche zu klicken. Nur Vorgesetzte arbeiten in der CRM-UI. Alle anderen erhalten die gleichen Daten konversationell, unter den gleichen Berechtigungen.

Bereich	Beschreibung
Tool-Oberfläche	Auf Metaworks MetaPipe aufgebaut, mit Pipedrive-Rollen als einziger Durchsetzungsschicht, sodass Zugriffsregeln nicht an zweiter Stelle neu implementiert werden
Inbound-Sync	Eine nächtliche Pipedrive-Synchronisierung mit Webhook-Lead-Erstellung, einem auf Aktualität basierenden Konfliktlöser und Personendeduplizierung. Server synchronisiert zwischen mehreren Pipedrive-Konten basierend auf Lead-Quelle und -Ziel.
Alarmierung	Ein gruppierter nächtlicher Digest, der Aktualisiertes von Gestopptem trennt, plus Heartbeat- und Fehlerwarnungen in den gemeinsamen Alert-Hub
Besprechungsnotizen	Ein Besprechungsspeicher und Webhook-Empfänger, der Transkripte aufnimmt, eine Vertraulichkeitsregel pro Benutzer anwendet und Zusammenfassungen zurück in Pipedrive pusht
Playbooks	Die Wissensdatenbank und Workflows des Unternehmens sind über Playbooks verfügbar. Die KI weiß genau, was jeder Prozess ist, wem Informationen übergeben oder Aufgaben zugewiesen werden müssen und wie automatisierte Workflows fehlerfrei gehandhabt werden.

Was das Team im Chat tun kann

Frage, wem die offenen Deals gehören, in welcher Phase sich ein Kunde befindet, welche Leads über Nacht eingetroffen sind und wo ein Qualifizierungsformular stecken geblieben ist. Lese und schreibe Personen-, Organisations- und Deal-Datensätze. Ziehe die Notizen aus einem Kundentermin und lasse die Zusammenfassung als Pipedrive-Notiz mit zugewiesenen Folgeaktivitäten zurückschreiben. Greife über die DATEV-Brücke auf Buchhaltungsdaten zu, anstatt Dateien manuell zu exportieren.

Jeder Tool-Aufruf läuft als Benutzer, sodass ein Junior die Daten eines Juniors sieht und ein Vorgesetzter alles sieht. Das ist der ganze Sinn, Pipedrive-Rollen in den Mittelpunkt zu stellen, anstatt ein paralleles Berechtigungsmodell aufzubauen.

Eingehender Lead-Flow

Qualifizierungsanfragen kommen über ein Webformular an und landen als Leads in Pipedrive. Die nächtliche Synchronisierung gleicht den vollständigen Datensatz mit einem der mehreren CRM-Konten ab. Der knifflige Teil war die Veralterung: Pipedrive-Update-Zeitstempel ändern sich aus Gründen, die nichts mit den Feldern zu tun haben, die uns wichtig sind, daher verwendet der Resolver einen Aktualitäts-Cursor, vergleicht Multi-Enum-Sets korrekt und spiegelt Deal-, Personen- und Organisationslinks. Die Personendeduplizierung führte die vollständig identischen Namens- und E-Mail-Duplikate zusammen und repariert die Synchronisierungslinks anschließend selbst.

Betrieb

Die Sync-Jobs und der Webhook-Empfänger melden sich mit Heartbeats und Fehlerwarnungen im Alert-Hub, sodass eine stille Nacht eine erkannte Nacht ist. Builds, Tests und Deployments laufen über eine CI/CD-Pipeline, und der Besprechungsspeicher für Transkripte und Zusammenfassungen ist verschlüsselt.

Tech-Stack

• MCP-Schicht: Metaworks Kern, exponiert gegenüber Claude und ChatGPT
• CRM: Pipedrive, Rollen als einzige Quelle der Wahrheit
• Quellen: CRMs, DATEV, Webformulare, Besprechungstranskripte
• Buchhaltung: DATEV On-Premise
• Identität: Entra ID und On-Premise AD, mit einem Personio-gesteuerten Identitäts-Sync-Konzept
• Bereitstellung: CI/CD-Pipeline, containerisierte Laufzeit, Metawork Alert-Hub für Heartbeat- und Fehlerwarnungen

Roadmap

Die Besprechungsnotizen-Pipeline wird Ende-zu-Ende fertiggestellt, einschließlich des Pipedrive-Rückschreibens von Zusammenfassungsnotizen und zugewiesenen Aktivitäten. Danach bewegt sich die DATEV-Brücke vollständig hinter Kanzlei MCP, sodass das Team Buchhaltungsdaten in derselben Konversation wie das CRM erreicht.