Centric Software · Phase 2

Was wir gebaut haben

Vollständiger Aufbau und Implementierung der bidirektionalen HubSpot↔Salesforce Integration, die in Phase 1 konzipiert wurde und beide akquirierten Unternehmen (Contentserv und ShoppingFeed) sowie die Massenmigration historischer Daten abdeckt.

Integrationsarchitektur

Zwei HubSpot-Instanzen (Contentserv = HS(CS), ShoppingFeed = HS(SF)) synchronisieren in eine Salesforce-Organisation (Centric = SF(Centric)). Alle Sync-Szenarien wurden in Make.com mit JavaScript-basierter Mapping-Logik erstellt.

Sync-Richtungen pro Entität:

• HS(CS) → SF(Centric): Kontakte, Unternehmen, Leads, Notizen (als ContentNotes)
• HS(SF) → SF(Centric): Kontakte, Unternehmen
• SF(Centric) → HS(CS): Kontakt-/Account-Updates, Lead-Konvertierungen
• SF(Centric) → HS(SF): Kontakt-/Unternehmens-Updates

Make.com Szenarien

Szenarien entwickelten sich über vier Hauptversionen (v1→v4), während Edge Cases gelöst wurden und die Anforderungen an das Datenvolumen stiegen. Wichtige Szenario-Typen:

Szenario	Zweck
HS(CS/SF) Contact+Company → SF	Salesforce Kontakte und Accounts aus HubSpot erstellen/aktualisieren
SF Contact+Account → HS(CS/SF)	Salesforce-Änderungen zurück in HubSpot-Instanzen pushen
SF Lead → HS(CS)	Lead-Konvertierung und Kontakterstellung in Contentserv HubSpot
Importer Queue	Warteschlangenbasierter Massenimport-Handler für über 20.000 Datensatzmigrationen
ContentNote Creator	Erstellt Salesforce ContentNotes aus HubSpot-Aktivitätsnotizen

Massenmigration

Contentserv hatte über 20.000 Kontakte und Accounts zu migrieren. Ein warteschlangenbasierter Importer wurde speziell dafür gebaut: Accounts wurden zuerst synchronisiert, um Salesforce Account IDs vor den Kontakten zurück in HubSpot zu bekommen und so verwaiste Kontaktdatensätze zu verhindern. Die Fehlerbehandlung nach dem Upload befasste sich mit der Duplikaterkennung, fehlenden Eigenschaftsfehlern und Fehlern bei der Account-Zuordnung.

Die ShoppingFeed-Migration (ca. 8.000 Kontakte) folgte dem gleichen Muster mit einem geklonten und angepassten Szenario-Set. In Arbeit Stand Anfang 2026.

Feld- & Logik-Ergänzungen

• Pardot Kampagnen-Attributionsfelder (pi__campaign__c) wurden HubSpot Kontakt-Eigenschaften für das Marketing-Reporting zugeordnet
• Lifecycle Stage und Source Detail Felder wurden nur bei der Erstellung angewendet (kein Überschreiben bei Updates)
• Benutzerdefiniertes Feld Centric Owner zur Verfolgung der ursprünglichen CRM-Zuständigkeit
• Konfliktlösungs-Text: Wenn beide Systeme konkurrierende Werte haben, wird eine formatierte Konfliktnachricht als Notiz geschrieben
• Korrekturen beim Mapping von Firmennamen und englischen Namen für mehrsprachige Account-Datensätze

Laufende Wartung

Wöchentliche Check-ins mit der Stakeholder-Gruppe aus allen drei Geschäftsbereichen: ShoppingFeed Produkt, Contentserv Marketing, Deals und Sales Ops sowie dem Sales Overview Owner. Break Fixes für Salesforce API-Fehler (doppelte Kontakte, fehlende Eigenschaften), Szenario-Neustarts nach Rate-Limit-Überschreitungen und inkrementelle Feld-Ergänzungen auf Anfrage der Stakeholder.