Embark Law

Was wir gebaut haben

Das Kernproblem: Embark Law verwaltete Mandate, Zeiterfassung und Rechnungsstellung über drei getrennte Tools, jeweils mit manueller Datenübertragung an den Übergabepunkten. Jeder neue Mandant musste in drei Systemen eingerichtet werden. Die monatliche Abrechnung erforderte das manuelle Zusammenstellen der Stunden aus Clockodo, das Erstellen eines Reports, das Anlegen einer Rechnung in Bexio und das Aktualisieren von Pipedrive.

Metawork hat all das durch eine Make.com-Automatisierungsschicht ersetzt, die die drei Systeme verbindet:

Neues Mandat → Sofortiges Setup: Wenn ein Deal in Pipedrive angelegt wird, werden automatisch Clockodo-Projekte und Bexio-Kontakte erstellt. Das Team kann sofort ohne Setup-Verzögerung mit der Zeiterfassung beginnen.

Monatliche Abrechnung auf Autopilot: Ein geplantes Szenario zieht alle erfassten Stunden aus Clockodo, erstellt einen strukturierten PDF-Report (tägliche Aufschlüsselung, nach Leistungskategorie, abrechenbar vs. pro bono), generiert die Bexio-Rechnung mit korrekten Positionen und Beträgen, erzeugt den Rechnungs-Datensatz in Pipedrive und verknüpft alles miteinander.

Zwei Abrechnungsmodelle in einem System: Fixe Retainer und aufwandsbasierte Abrechnung (EMBARK.flex) werden von derselben Automatisierung abgedeckt — Retainer-Kunden werden nach Zeitplan abgerechnet, EMBARK.flex-Kunden nur, wenn Stunden erfasst wurden.

Volle Beobachtbarkeit: Jeder Automatisierungsfehler erzeugt einen strukturierten Alert — eine Pipedrive-Notiz am betroffenen Deal plus eine Telegram-Nachricht — damit Probleme sofort auffallen und nicht erst zur Abrechnungszeit entdeckt werden.